云简业财:用财务数字化打响企业的控费战“疫”

3月初以来,上海和东北一些城市的疫情令全国都揪着心。

当然,疫情的影响并非在于一时一地。2020年疫情期间,国内一共倒闭了46万家企业,2021年截止到9月底全国有8亿人负债,50万家公司倒闭。而在疫情中夹缝生存的大多数的中小企业的现金流只能维持三个月,甚至不会超过三个月。疫情带来的紧张大环境,映射到企业经营就是财务业务处理和管理上难度陡增。很多财务总监明显感受到,随着应收应付项目增多,项目回报周期拉长,合同付款条件复杂等等场景。

在疫情已然成为既定常态的前提下,企业组织如何适应这一环境,才是管理者需要深入思考的问题。于是一些基于业财深度融合的控制费用SaaS工具,在疫情背景下开始获得企业的关注。

1、疫情时期,企业的经营的痛点与难点

近两年由于越来越多行业告别高增长,企业管理层和财务部门不约而同形成了一股“节流”共识。传统上,企业习惯通过直接降低报销标准,或间接增加报销难度以减少花在员工身上的各种费用。

但很快一些企业也发觉,简单粗暴地砍预算除了招致员工体验下降以外,一些员工开始变得不愿拜访客户,甚至认为这是公司“不太行了”的信号而另谋高就,进而造成核心客户的流失。正所谓“不知道钱该怎么省,造成该花钱的地方没花钱”。

一个案例来自一家B to B的电子商务公司。由于业态原因,平均每名员工一年将近一半工作时间出差在外。员工差旅报销将近整个费用的规模的90%。如果要实现降费,就必须对员工差旅做更加精细化的管理。

这当中企业痛点也非常明显。首先,传统人工流程几乎不可能满足员工的报销体验——大家常有“五天出差,半天贴票。多等一月,少报几百”的吐槽。

更重要的是,营销活动总是业务投入在前,业绩产出在后。随着企业的战略收缩,投资方也对公司此前的财务体系提出不满,认为财务部门只能满足最基本的“帐表税”,但缺乏对BU的产出洞察,在管理会计上完全缺位。于是今年投资方给财务部门提出了非常明确的要求:把费用当做投资一样,用ROI的视角去考核BU,结合业务去管控差旅费用。

然而,该企业的财务负责人经研究发现,在报销上的确存在很大的节约空间,但他提出三大难题:

第一,财务部15个人的编制根本不足以抽派人手做所谓“精细化费控”。财务平时常规性的工作都靠加班加点,根本无从辨别这么庞杂的费用合不合理。以最常见的机票报销为例:由于用来走报销流程的OA系统是封闭的,没有接入任何供应商,员工也没有动力去比价选最省钱的方案。财务不可能一个个去挑。

第二,由于业务规则复杂,而财务的数字化和自动化水平又较弱,财务部门难以高效地提供及时的业绩数据。这导致业务部门自己也很难估算某些项目的毛利,回款周期和ROI等核心指标。比如一项看似营收1000万的大单,其实整体投入的各种资源很难被业务主管全面感知,季报出来之后大家才发现做了太多增收不增利的项目。

第三,业务主管又惯于维护本部门业绩好的员工,倾向在预算上给“爱将”宽松的权限。而财务部门由于缺乏数据支撑和职责上的授权,难以对业务实施真正意义上的费用管控。此种现象,也确实是国内许多大中型企业“财务弱,内控难”的真实写照。

也正是这两年疫情的考验,越来越多企业开始认识到:一味地靠减少开支来“战略收缩”,很容易造成原来攒下的客户和资源也逐渐流失。而降本增效的核心应该是好钢用在刀刃上。就比如,员工一次差旅,如何给他安排最经济的住宿和机票其实是其次,更重要的是搞清楚这趟出差他能带回什么。

2、报销?那只是费控SaaS功能的“冰山一角”

2015年,国家税务总局开始分步推行增值税电子普通发票,直接实现了报销的线上可能性。从功能便捷性而言,目前流行的纯线上报销相对与传统贴票模式可谓“降维打击”。

云简业财:用财务数字化打响企业的控费战“疫”

△云简业财的报销环节示意图

企业员工只需要将各类凭证(如电子发票、行程单、电子客票)上传到财务系统,系统就可以自动生成消费记录进行报销,同时财务利用智能系统线上审批并生成电子票据影像,部分产品还打通了企业的ERP系统和广泛的供应商生态,以便合规存档和消费比价。

疫情的到来,企业的数字化需求更加速了后期费控SaaS的发展速度,尤其是费控SaaS解决了企业在因疫情导致的非正常运转情况下的降本困境而受到企业端的加倍关注。

然而,此前许多费控SaaS的关注点在于报销的便捷性,而容易忽略创造深层次的业财融合来实现费用管控和财务管理。实际上,企业希望看到每一笔支出都能转化成投资,进一步转化为收入。对于无效的支出,能够尽快止损。这样一来,一套基于流程中的预算执行管控的以销定支、以销控支的精细化管理思想,会越来越多被企业家采用。如何理解一家企业的业务和财务处理逻辑,才是一家费控SaaS产品的核心竞争力。

云简业财创始人俞洋曾在采访中表示:“SaaS是企业服务的未来,但行业需打破一些关于SaaS的刻板印象。”云简业财给出的答案是:第一是走个性化,定制化路线,在自身提供SaaS服务的基础上,自主研发低代码PaaS平台,让企业以便捷的方式满足自身报销、费控、预算管控与财务共享的个性化需求。第二,要以数字化手段打通复杂的业财融合场景,实现将前端的个性化财务审核与中台的财务分析连接,便于企业对费用数据进行专业的BU考评或管理。

举几个真实例子来说明一些复杂业务场景的简单处理:

以医药行业为例,合规管理对于医药行业是非常重要且复杂细致的。云简业财系统内置独特的合规引擎,可以基于费用标准、逻辑合理以及证据有效三个维度,辅助完成除发票检查以外的合规证据链的完整性、合理性、有效性检查。

除此之外,医药企业的营销费用高,对营销投入的有效性监管尤其重视,云简业财帮助企业构建从活动预算管控、方案审批、执行落地、活动检核、财务核销、到效果分析全流程高效管理闭环,保障企业活动流程可管控、活动执行可检核、活动效果可评估、费用核销有凭据。从源头管控,大幅降低费用超支分享,通过事后的预时分析,实现全程管控优化及落地。

云简业财:用财务数字化打响企业的控费战“疫”

△云简业财与为某医药企业的费用合规管理所做的定制化方案

这背后蕴藏的逻辑是:给员工设置精细而贴合业务场景的“合理报销”标准,在确保内控合规的同时,还要顺带减少不必要的开支。那么最后这些数据汇总,在后端就能方便财务人员对单个讲者或商家的费用情况作出分析,洞察不同项目或BU的费用与产出的ROI关系,从而便于财务介入进一步降费管控和决策者的战略制定。沉淀起了历史数据,财务人员也得以更科学地编制预算和分配资源。

另一个案例来自一家咨询公司,由于业务规则相对复杂,财务团队要花很长时间在基础核算上。比如某员工出差一次,去了不同的几个项目,就涉及到项目费用的分摊;有些项目根据合同规定,费用是另外需要和客户按实际发生结算;还有一些情况是预付费,还没收到发票的;甚至需要处理发票和实际内容不相符合的情况。传统式财务处理这些费用时,由于借贷科目完全不同,在OA系统中都需要大量手工操作。

更重要的是,该公司的财务总监还发现了绩效考评上的“bug”:成交额最多的业务员往往并不“省钱”,甚至个别“销冠”光餐饮报销就占到了他们签单额的30%-40%,一定程度伤害到了业务整体的毛利。

公司采用云简业财的系统后,会计模块可以基于预设的规则自动计算费用的科目归属,从而大大省去财务的重复劳动和出错可能性。在经营分析端,则可以把及时产出的数据通过自带的BI模块做时效性极高的分析。每周,每月,每季度财务部门都能拿出详实的数据与管理层复盘,使得更科学的考核和业绩规则成为可能。

上述这些功能,都已经不是一个简单的报销系统的功能范围。这需要SaaS系统的实施中,供应商对特定行业的业务流程有深入地理解和把握。

云简业财:用财务数字化打响企业的控费战“疫”

△云简业财,融合业务提升管理价值的业财一体示意图

比如何抽象出业务模型、哪些因素是变量(甚至是变量的变量),哪些配置可以开放给业务人员,哪些适合给客户管理员配置,哪些应该由咨询顾问来实施,哪些只能由开发人员来维护。既不能把系统搞的太复杂,又要让业务人员能够直接上手,同时又要保证系统实现功能的多样性和灵活性。各方面的平衡尤为重要。

真正完善的SaaS业财系统,同时肯定也是一套能够把业务流程、财务核算、预算管控、业务执行判断(审批)、基础会计处理(凭证、发票、税务)相融合的管理系统,业务财务一体化系统。这种完备性,也是云简业财不同于其他费控SaaS的核心竞争力。

3、非常时期,助力实体经济才是行业的长远未来

作为科技创业新锐企业,云简业财同样也心系疫情。

作为中大企业财务数字化管理服务商,利用SaaS的天然优势,以数字化方式共同战“疫”。居家办公期间,云简加强了在线远程服务,并收获了山东黄金集团及数牍科技项目组的一致好评,在工期紧张及疫情肆虐的情况下如期保质保量的完成项目上线。

同时针对全国波及到的越来越多的感染城市,云简紧急上线了防疫特别功能——“风险地区提示及健康申报”,差旅途中提醒员工减少接触,帮助企业差旅审批智能管控,在提醒员工做好自我保护的同时,提高企业的管控效率。

在决定紧急上线防疫功能后,云简的交付团队和技术团队连夜配置了风险提示功能,不到一天时间便正式上线。如此高效的效率正是基于底层可配置低代码经由低代码PaaS平台的基础架构,仅需通过各种配置就可以快速满足企业报销、费控、预算管控与财务共享的个性化业务需求,模块化数据格式。

云简业财:用财务数字化打响企业的控费战“疫”

△云简业财的SaaS、PaaS和laaS服务生态示意图

平台底层实现了跨云部署,客户可自由选择部署的云服务器,实现数据独立。鉴于大多数中大型企业对数据的安全性和保密性的重视,云简以最大的程度实现数据独立。

在架构的中层,实现了PaaS化,链接外部的消费生态,接入包括传统的管理软件,以及互联网上各类资源平台。

架构的核心,这层是引擎,帮助业务人员搭建各类业务流程,实现最顶层的业务流程。同时,通过将客户各个场景业务流程地再组合,形成行业解决方案,打造智能业财一体化流程平台,帮助客户的IT人员更加轻松地运维系统,更快速地响应业务提出的各种新需求,从而实现敏捷和灵活。

云简官宣,防疫特别功能将免费开放给所有用户,回馈社会,为共同抵抗疫情战斗尽一份绵薄之力。一直以来,云简科技始终坚持“以客户为中心,以人为本”价值观,为客户解忧,为企业降本增效,立志帮助所有客户企业基业长青。也只有在最困难的时期保护好自己的客户,才能长远地铺就自身的未来。

 

来源:数据猿

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